Politique de protection des données à caractère personnel

1 - PRÉAMBULE

Chez ICF Habitat, nous recueillons certaines informations personnelles pour vous fournir le meilleur service possible. Nous nous engageons à être transparents et à bâtir une relation durable avec vous, tout en respectant et en protégeant votre vie privée. Ce document vous explique comment nous protégeons vos données personnelles. 
Cette politique s'applique à toutes nos activités, y compris l'utilisation de nos outils en ligne, et elle est respectée par nous et par tous nos partenaires qui peuvent avoir accès à vos données.

2 - POURQUOI NOUS RECUEILLONS DES DONNÉES PERSONNELLES ? 

Nous recueillons des données personnelles pour gérer efficacement votre contrat de bail avec ICF Habitat. Nous nous assurons que toute collecte de données est honnête et légale, et nous ne collectons que ce qui est absolument nécessaire pour gérer votre contrat : c'est ce qu'on appelle le principe de minimisation des données.

3 - QUELLES DONNÉES NOUS RECUEILLONS ? 

Voici les types d'informations que nous pouvons collecter à votre sujet :

• Informations personnelles : Cela peut inclure votre nom, vos informations de contact et toute image de vous.
• Informations sur votre vie personnelle : Cela peut inclure des détails sur votre situation familiale ou professionnelle.
• Informations économiques et financières : Nous pouvons avoir besoin de savoir combien vous gagnez, quelle est votre situation fiscale, combien vous payez de loyer, etc.
• Données de connexion : Si vous utilisez nos sites web, comme l'Espace Client, ou si vous appelez notre Centre de Relation Client, nous pouvons collecter des informations à ce sujet.
• Données de santé : Dans certains cas, si vous nous les fournissez volontairement, comme pour obtenir un logement adapté à un handicap.

4 - FINALITÉ DU TRAITEMENT

Chez ICF Habitat, nous collectons certaines informations personnelles pour rendre notre service meilleur et plus efficace pour vous. Voici pourquoi et comment nous le faisons :

4.1 - Pour gérer votre location 

Cela inclut tout, de la prise en compte de votre demande de logement à l'élaboration de votre bail, en passant par le suivi de votre contrat jusqu'à sa conclusion. Cela comprend également la facturation, le recouvrement des paiements, la gestion des impayés et les ajustements relatifs à votre location. Nous nous occupons aussi de la maintenance de votre logement et nous vous fournissons des services en ligne. De plus, nous mettons à votre disposition un service client, le Centre de Relation Client (CRC) pour répondre à vos demandes.

4.2 - Avec votre consentement 

Nous utiliserons différents moyens de communication (email, SMS, téléphone...) pour vous contacter et vous fournir des services tels que l'accès à l'Espace Client. Vous pouvez toujours choisir de ne plus recevoir ces communications en visitant notre outil de gestion des abonnements.

4.3 - Dans notre intérêt légitime 

Nous réalisons des enquêtes de satisfaction auprès de nos locataires pour améliorer la qualité de nos services. Nous utilisons également vos données pour des analyses statistiques, pour vous informer des événements qui pourraient vous affecter (comme une coupure d'eau ou une panne d'ascenseur), et pour protéger les biens et les personnes grâce à des dispositifs de vidéo surveillance.

4.4 - Pour respecter la loi 

Il peut être nécessaire de partager vos informations dans certaines situations, telles que la réalisation d'enquêtes officielles pour compiler des statistiques sur l'application du supplément de loyer de solidarité (SLS), l'occupation du parc social (OPS), les enquêtes Non Soumis (NS), ou pour respecter d'autres obligations légales. Et si les autorités judiciaires le demandent, nous coopérerons avec elles dans le respect de la loi.

5 - COMBIEN DE TEMPS NOUS GARDONS VOS DONNEÉS ? 

Nous conservons vos informations pendant toute la durée de votre bail, et toujours en respectant le principe de minimisation des données. Une fois votre bail terminé, nous conservons vos données pendant 6 ans pour répondre à d'éventuels contrôles de l'Agence nationale du contrôle du logement social. Si vous avez un contentieux à la fin de votre bail, nous conserverons vos données jusqu'à ce que ce contentieux soit réglé, plus 6 ans. De même, si vous avez demandé un logement mais n'avez pas conclu de bail, nous supprimerons vos données 6 ans après votre demande.

6 - QUI A ACCÈS À VOS DONNÉES ? 

Nous prenons la sécurité de vos données très au sérieux. Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données.

Une politique d'habilitations strictes limite l'accès à vos données. Cela signifie que seules les personnes autorisées, telles que nos gardiens, chargés de clientèle, responsables d'agence et le Centre de Relation Client, ont accès aux données pertinentes. De plus, nos services internes, tels que la Direction du Parcours et de la Culture Client et l'Assistance Informatique, peuvent accéder à vos données uniquement pour des besoins d'expertise. 

En cas de collaboration avec des prestataires ou des sous-traitants externes, tels que des fournisseurs de solutions ou des entreprises chargées de travaux liés à votre logement, seules les données strictement nécessaires à l'objet de la collaboration sont partagées.
Enfin, pour se conformer aux exigences légales, des organismes d’Etat sont destinataires d’une partie de vos données, comme certains services ministériels, des organes de contrôles du logement social, l’administration fiscale ou l’institution judiciaire en cas de besoin.

7 - COMMENT NOUS SÉCURISONS VOS DONNÉES ? 

Vos données sont stockées sur des serveurs sécurisés, avec des sauvegardes régulières. L'accès à ces serveurs est limité et sécurisé. Nous faisons également en sorte que nos sous-traitants appliquent des mesures de sécurité similaires et nous vérifions régulièrement qu'ils respectent ces exigences. Tous les transferts de données entre ICF Habitat et nos prestataires se font via des protocoles sécurisés et cryptés.

8 - DONNÉES DE NAVIGATION ET COOKIES

Nous utilisons des cookies et d'autres traceurs pour améliorer les outils numériques que nous mettons à votre disposition. Ces cookies sont strictement nécessaires au bon fonctionnement de nos sites et ne sont pas utilisés à des fins publicitaires. Si vous ne souhaitez pas ces cookies, vous pouvez les refuser lors de votre première connexion ou plus tard en cliquant sur le cadenas de l'URL du site, puis sur l'option 'cookies'. Cependant, si vous refusez ces cookies, certaines parties du site pourraient ne pas fonctionner correctement.

9 - VOS DROITS SUR VOS DONNÉES

Selon la loi informatique et libertés et le Règlement Général sur la Protection des Données, vous avez plusieurs droits sur vos données personnelles :

• Le droit d'accéder à vos données et de recevoir une copie dans un format compréhensible.
• Le droit de corriger et de mettre à jour toute information incorrecte ou incomplète.
• Le droit de supprimer vos données si elles ne sont plus nécessaires à leur but initial, si elles sont utilisées illégalement, ou si elles doivent être supprimées pour respecter une obligation légale.
• Le droit de limiter l'usage de vos données, notamment si vous pensez qu'elles sont incorrectes ou utilisées illégalement.

Vous pouvez exercer ces droits en cliquant sur le lien ci-dessous : 

Vous pouvez également gérer vos consentements, y compris le droit de refuser l'utilisation de vos données à des fins de marketing, en cliquant sur le lien suivant : 

10 - MISES À JOUR DE NOTRE POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES

ICF Habitat peut parfois mettre à jour cette politique pour se conformer aux changements réglementaires, jurisprudentiels, éditoriaux ou techniques. Si nous le faisons, nous modifierons la date de "dernière mise à jour" sur la première page pour montrer quand les changements ont été faits. Si nécessaire, nous vous informerons de ces changements et demanderons votre consentement. Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette politique pour être au courant de toute modification.

11 - COMMENT NOUS CONTACTER ? 

Pour garantir le bon déroulement de ses activités en tant que responsable des traitements, le Groupe ICF Habitat a fait appel à des experts en protection des données personnelles. Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes, vous pouvez les adresser à notre Référent à la Protection des Données ou à notre Délégué à la Protection des Données (DPO), selon le cas, aux coordonnées ci-dessous :

Si vous estimez nécessaire de déposer une plainte officielle, vous avez la possibilité de le faire en ligne sur le site de la CNIL, ou par voie postale :